登録型本人通知制度

 真岡市では、住民票の写し等の不正請求や不正取得による個人の権利の侵害を防ぐため、住民票の写し等を本人の代理人や第三者に交付した時に、事前に登録した方に交付したことをお知らせする「登録型本人通知制度」を開始しました。

 【1】制度の概要

 この制度は、真岡市に本籍や住民登録がある方、または、以前にあった方が事前に登録することにより、その方に係る住民票の写し等を、本人の代理人及び第三者に交付した場合に、事前登録をされた本人に交付したことをお知らせするものです。

 【2】制度の目的

(1)不正利用の防止
住民票の写しや戸籍謄本等が第三者に交付されたことを本人が早期に知ることができ、不正請求及び不正取得による個人の権利の侵害防止につながります。
(2)不正請求の抑止
本制度が周知されることで委任状の偽造や不必要な身元調査等の不正請求の抑止につながります。

【3】登録できる方

・ 真岡市の住民基本台帳に記録されている方(除かれたものを含む)
・ 真岡市の戸籍に記載されている方(除かれたものを含む)

 ※ この制度を利用するには、事前の登録が必要です。

 

Ⅰ.登録について

【1】登録申請窓口

・ 市役所市民課 窓口係(TEL:0285-83-8117)
・ 二宮支所 市民窓口係(TEL:0285-74-5002)
※ 受付時間は、午前8時30分から午後5時15分までです。

 【2】登録申請に必要なもの

・ 真岡市本人通知制度登録(新規・更新)申請書
・ 窓口に来る方の本人確認書類(運転免許証・パスポート・写真付き住民基本台帳カードなど)
(注)法定代理人の場合は、上記に併せてその資格を確認できる書類が必要です。
   (ただし、本市で作成した戸籍等で確認できる場合は省略できます。)
(注)その他の代理人の場合は、上記に併せて委任者が作成した委任状が必要です。

※ 申請書及び委任状は、下記からダウンロードできます。
※ 通知の送付先は、原則として登録者の住民登録地です。送付先を法定代理人の住所地とする等、やむを得ない理由で登録者の住民登録地以外の場所を指定する場合は、その理由及び送付先を明らかにする書類が必要です。

 【3】郵送による登録申請に必要なもの

疾病や他の市区町村に居住している等、やむを得ない理由の場合は、郵送で登録することができます。
・ 真岡市本人通知制度登録(新規・更新)申請書
・ 郵便による登録申請をする方の本人確認書類の写し(運転免許証・パスポート・写真付き住民基本台帳カードなど)

 【4】登録の変更、廃止

登録内容に変更があった場合や、登録を廃止する場合は、「真岡市本人通知制度事前登録(変更・廃止)届出書」をご提出ください。変更又は廃止の際の必要書類は、登録時の必要書類と同様となります。

 

Ⅱ.通知の対象となる証明書及び本人に通知される内容

【1】通知の対象となる証明書

・ 住民票の写し(消除されたものを含む)
・ 住民票記載事項証明書(消除されたものを含む)
・ 戸籍の附票の写し(消除されたものを含む)
・ 戸籍の謄本、抄本(除籍、改正原を含む)
・ 戸籍記載事項証明書(除かれたものを含む)

 【2】本人に通知される内容

・交付した住民票の写し等の交付年月日
・交付した住民票の写し等の種別及び通数
・交付した住民票の写し等の交付請求者の種別(代理人又は第三者の別)
※ 住民票や戸籍謄本等を取得した第三者の情報は通知されません。なお、本通知に記載された内容以外の事項については、真岡市個人情報保護条例の規定に基づき、本人より開示請求を行うことができます。ただし、開示請求が認められた場合においても、真岡市個人情報保護条例第15条の規定により一部の情報が非開示になる場合があります。

 

Ⅲ.通知の対象とならない交付請求

・ 国または地方公共団体の機関からの請求
・ 弁護士、司法書士等の特定事務受任者が、裁判・訴訟手続きや紛争処理手続き等についての代理業務等に使用するための請求

 

Ⅳ.DV等被害者に対する真岡警察署との連携について

【1】連携の概要
 

 住民基本台帳事務における支援措置を受ける方が、当該住民票等の閲覧制限の支援措置の申し込みと同時に、この制度へ登録していただくと、第三者に住民票等が交付された場合に、通知により第三者の関与をいち早く知ることができます。
加えて、希望する方には、本人あて通知の写しを真岡警察署に送付することが可能です。これにより、警察による被害者保護のための適切な対応が可能となります。

 【2】警察署との連携申込み(同意)の方法

真岡市では、DV等被害者に対する支援の強化策のひとつとして、あらかじめ同意を得ている場合には、本人あて通知の写しを真岡警察署に送付します。
真岡警察署との連携を申し込むには、この制度への登録する際に記載する 「本人通知制度登録(新規・更新)申請書」の裏面の同意書に必要事項を記入してご提出ください。 
 

Ⅴ.手続きの流れ

 
登録型本人通知制度登録から交付した事実の通知を受けるまでの手続きの流れ(イメージ図)は、次のとおりです。

こちら制度の流れ:イメージ図pdf [54KB pdfファイル]  

 

Ⅵ.注意事項

【1】自動交付機について

・現住所が本市にある登録者本人または登録者と同一世帯に属する人は、住民票の写しや印鑑証明書の自動交付機を利用できなくなります。あらかじめご了承ください。

【2】登録期間及び更新手続きについて

・登録期間は、3年間です。期間満了日の1カ月前から更新の手続きをすることができますが、更新の手続きをされないまま期間満了となった場合、登録を抹消します。あらかじめご了承ください。

【3】登録内容の変更手続きについて

・住所、氏名、本籍等が、登録内容と変更になった場合は、必ず本制度に係る変更届を提出してください。変更届がない場合、通知が届かないことがあります。

【4】申請書のダウンロード (クリックするとダウンロードできます。)

• 真岡市本人通知制度登録(新規・更新)申請書pdf [141KB pdfファイル] 
• 真岡市本人通知制度登録(変更・利用廃止)届出書pdf [131KB pdfファイル] 
• 委任状(登録型本人通知制度専用)pdf [74KB pdfファイル] (委任状は、申請するご本人がご記入ください。)
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